Kaip naudoti dirbtinį intelektą darbe [vaizdo įrašas ir viktorina]

Trumpai: naudokite dirbtinį intelektą darbe, kad sukurtumėte mažai rizikos reikalaujančius dokumentų rengimo, apibendrinimo, organizavimo ir analizės darbus, kartu užtikrindami, kad žmonės būtų atsakingi už tikslumą ir sprendimus. Pradėkite nuo vienos pasikartojančios užduoties, pašalinkite neskelbtiną informaciją ir peržiūrėkite kiekvieną rezultatą, ypač kai tai gali turėti įtakos kieno nors teisėms, pragyvenimui, saugumui ar ateičiai.

Atskaitomybė: Užtikrinti, kad kvalifikuoti žmonės išliktų atsakingi už didelį poveikį turinčius sprendimus ir galutinius patvirtinimus.

Privatumas: Prieš pateikdami bet ką, naudokite patvirtintus įrankius ir pašalinkite konfidencialią arba identifikuojančią informaciją.

Skaidrumas: atskleiskite informaciją apie dirbtinio intelekto naudojimą, kai to reikalauja darbo vietos politika, klientų lūkesčiai ar galimos pasekmės.

Patikrinimas: patikrinkite faktus, savininkus, terminus ir prielaidas pagal originalią šaltinį.

Testavimas: Prieš išplėsdami bet kokį darbo eigą, išmatuokite bendrą laiką, reikalingus pataisymus ir poveikį naudotojui.

1. Ką reiškia dirbtinio intelekto naudojimas darbe

Dirbtinio intelekto naudojimas darbe nebūtinai reiškia žmogaus pakeitimą ar viso darbo automatizavimą. Daugumoje darboviečių dirbtinis intelektas yra daug vertingesnis kaip pagalbinė priemonė.

Įsivaizduokite jį kaip greitą, šiek tiek pernelyg pasitikintį savimi asistentą.

Tai gali jums padėti:

• El. laiškų ir dokumentų juodraščiai

• Apibendrinkite ilgą informaciją

• Generuoti idėjas

• Tvarkykite išsklaidytus užrašus

• Analizuokite pagrindinius duomenis

• Pasiruoškite susitikimams

• Sukurkite kontrolinius sąrašus ir planus

• Perrašykite turinį skirtingoms auditorijoms

• Paaiškinkite nepažįstamas sąvokas

• Paverskite šiurkščias mintis kažkuo naudingu

Dirbtinis intelektas dažnai gali sukurti padorią pirmąją versiją per kelias sekundes. Ji gali būti ne tobula – kartais pernelyg formali, kartais pasikartojanti, o retkarčiais užtikrintai nuklysta į užkampį.

Vis dėlto, pradėti nuo kažko dažniausiai yra lengviau nei pradėti nuo nieko.

Tikslas – neleisti dirbtiniam intelektui mąstyti. Tikslas – mažiau laiko skirti menkavertėms kliūtims, kad turėtumėte daugiau energijos vertinimams, kūrybiškumui, santykiams ir sprendimams.

2. Kodėl svarbu išmokti naudoti dirbtinį intelektą darbe

Darbas pilnas smulkių užduočių, kurios užima daugiau laiko nei jos nusipelno.

Penkių minučių el. laiškas virsta dvidešimties minučių trukmės laišku, nes nerandi tinkamos įžanginės eilutės. Po susitikimo parašomi trys puslapiai užrašų, bet nėra aiškių veiksmų. Reikia perrašyti ataskaitą vyresniajai vadovybei, klientams ir techninei komandai. Staiga pusė popietės dingsta.

Dirbtinis intelektas gali sutrumpinti laiką, praleidžiamą perkeliant informaciją iš vienos formos į kitą.

Pavyzdžiui:

• Užrašai tampa santrauka

• Santrauka tampa el. laišku

• El. laiškas tampa pristatymo planu

• Grubi idėja tampa projekto planu

• Skaičiuoklė tampa rašytiniu paaiškinimu

• Sudėtinga politika tampa aiškiu ir prieinamu vadovu

Būtent čia dažniausiai ir pasireiškia produktyvumo padidėjimas. Ne dramatiškais „dirbtinis intelektas dabar valdo įmonę“ momentais, o dešimtimis mažų patobulinimų.

Tai šiek tiek panašu į akmenukų valymą nuo bato. Vienas akmenukas nėra krizė, bet vaikščioti su dvylika jų visą dieną yra juokinga.

Dirbtinis intelektas taip pat gali padaryti ekspertizę prieinamesnę. Naujas darbuotojas gali paprašyti paaiškinti nepažįstamą terminologiją. Vadovas gali ištirti skirtingus būdus, kaip struktūrizuoti atsiliepimus. Pardavėjas gali parengti klausimus pramonei, kurios dar nesupranta.

Apdairiai naudojamas DI padeda žmonėms greičiau pasiekti tvirtą atspirties tašką.

3. Geriausios darbo vietos užduotys, kurias galima atlikti dirbtiniam intelektui

Lengviausias būdas suprasti, kaip naudoti dirbtinį intelektą darbe, yra suskirstyti užduotis į tris kategorijas: kūrimą, transformavimą ir analizę.

Sukurti

Dirbtinis intelektas gali sukurti pirmąjį juodraštį pagal jūsų instrukcijas.

Pavyzdžiai:

• El. laiškai

• Pasiūlymai

• Pareigybių aprašymai

• Darbotvarkės

• Socialiniai įrašai

• Mokymo medžiaga

• Klientų atsiliepimai

• Pristatymo planai

• Interviu klausimai

Čia svarbi frazė „pirmasis juodraštis“. Dirbtinio intelekto sukurtas turinys paprastai turėtų būti peržiūrėtas prieš jį siunčiant, publikuojant ar pateikiant.

Transformuoti

Tai vienas stipriausių dirbtinio intelekto panaudojimo būdų darbo vietoje. Pateikiate jam esamą informaciją ir paprašote pakeisti formatą, ilgį, stilių ar sudėtingumo lygį.

Pavyzdžiui:

• Sutrumpinkite ilgą ataskaitą

• Paverskite užrašus veiksmų elementais

• Perrašykite techninę kalbą klientams

• Konvertuoti pastraipą į ženklelius

• Padarykite žinutę profesionalesnę

• Paverskite stenogramą santrauka

• Išverskite vidinį žargoną į aiškią kasdienę kalbą

Transformacijos užduotys paprastai veikia gerai, nes dirbtinis intelektas turi medžiagos, su kuria gali dirbti. Jis nekuria visko nuo nulio.

Analizuoti

Dirbtinis intelektas taip pat gali padėti nustatyti modelius, palyginti informaciją ir struktūrizuoti problemą.

Praktinės analizės užduotys apima:

• Klientų atsiliepimų grupavimas pagal temas

• Kelių variantų palyginimas

• Galimų rizikų nustatymas

• Plano spragų paieška

• Privalumų ir trūkumų kūrimas

• Siūlomi klausimai, kurių galbūt nepastebėjote

• Duomenų rinkinio tendencijų paaiškinimas

• Pagalbos užklausų kategorizavimas

Tačiau dirbtinio intelekto analizę reikėtų laikyti pagalba, o ne neginčijama tiesa. Ji gali praleisti kontekstą arba daryti prielaidas, kurios atrodo pagrįstos, bet yra visiškai klaidingos. Žmogiškas peržiūrėjimas vis dar yra vairas 🚗

4. Palyginimo lentelė: praktiniai dirbtinio intelekto naudojimo darbe būdai

Užduotis darbo vietoje	Ką gali dirbtinis intelektas	Geriausias galimas indėlis	Reikalinga žmogaus atliekama peržiūra?	Kodėl tai veikia
El. laiškų rašymas	Juodraštis, sutrumpinimas, sušvelninimas, paaiškinimas	Gavėjas, tikslas, pagrindiniai faktai, pageidaujamas veiksmas	Taip	Pašalina tuščio puslapio trintį
Susitikimo užrašai	Apibendrinti ir išskirti veiksmus	Nuorašas arba struktūrizuoti užrašai	Tikrai	Greitai atskiria diskusijas nuo sprendimų
Tyrimų planavimas	Siūlykite klausimus ir temas	Aiškus tikslas ir auditorija	Taip – ​​faktus reikia patikrinti	Padeda sukurti pradinį karkasą
Projektų valdymas	Kurkite planus, etapus, rizikas	Apimtis, terminas, komanda, apribojimai	Taip	Organizuoja išsklaidytą informaciją
Duomenų interpretavimas	Paaiškinkite modelius ir anomalijas	Švarūs duomenys ir verslo kontekstas	Reikalinga griežta apžvalga	Palengvina skaičių aptarimą
Idėjų generavimas	Generuokite idėjas ir alternatyvas	Konkreti problema ir ribos	Vidutinis	Sukuria diapazoną, kartais netikėtai efektyvų
Klientų aptarnavimas	Atsakymų juodraščiai ir problemų klasifikavimas	Kliento žinutė ir įmonės gairės	Taip, ypač jautriais atvejais	Pagreitina įprastus atsakymus
Dokumentų redagavimas	Pagerinti toną, gramatiką, struktūrą	Originalus tekstas ir numatyta auditorija	Paprastai	Greičiau nei redaguoti sakinį po sakinio
Mokymasis	Paaiškinkite sąvokas ir kurkite viktorinas	Tema, įgūdžių lygis, darbo scenarijus	Lengvas arba vidutinio stiprumo	Padaro mokymus labiau individualizuotus
Sprendimų palaikymas	Palyginkite galimybes ir paviršines rizikas	Kriterijai, apribojimai, prioritetai	Be abejo	Praskaidrina mąstymą, bet neturėtų spręsti už jus

Lentelėje aiškiai parodytas svarbus dalykas: dirbtinis intelektas veikia geriausiai, kai užduotis yra aiškiai apibrėžta.

„Pagalba su mano projektu“ yra neaiški.

„Sukurkite šešių žingsnių paleidimo kontrolinį sąrašą nedideliam vidiniam programinės įrangos atnaujinimui, apimančiam IT, klientų aptarnavimo ir pardavimo skyrius“ suteikia dirbtiniam intelektui konkretų pagrindą darbui.

Konkretus įvestis sukuria konkretų rezultatą. Vargu ar revoliucinis, bet tiesa.

5. Kaip parašyti geresnius dirbtinio intelekto uždavinius darbui

Jums nereikia sudėtingos raginimo formulės. Jums tereikia pateikti pakankamai konteksto, kad dirbtinis intelektas suprastų, kaip atrodo geras dalykas.

Patikimas darbo vietos raginimas paprastai susideda iš penkių elementų:

Užduotis

Tiksliai nurodykite, ko norite.

Pavyzdys:

„Parašykite el. laišką, kuriame paaiškintumėte pristatymo vėlavimą.“

Kontekstas

Paaiškinkite, kas įvyko ir kodėl užduotis svarbi.

Pavyzdys:

„Tiekėjas atidėjo siuntą keturioms dienoms dėl prekių trūkumo.“

Auditorija

Nurodykite DI, kas nuskaitys arba panaudos rezultatą.

Pavyzdys:

„Auditorija yra ilgalaikis klientas, kuris jau yra nusivylęs.“

Norimas tonas arba formatas

Apibūdinkite, kaip turėtų skambėti ar atrodyti atsakymas.

Pavyzdys:

„Kalbėkite ramiu, tiesmuku ir atsakingu tonu. Apimkite ne daugiau kaip 150 žodžių.“

Reikalinga informacija

Išvardykite faktus, kurie turi būti įtraukti.

Pavyzdys:

„Nurodykite pakeistą pristatymo datą, pinigų grąžinimo parinktį ir palaikymo tarnybos kontaktinį asmenį.“

Apibendrinant, raginimas tampa toks:

„Parašykite el. laišką ilgalaikiam klientui, kuriame paaiškintumėte, kad jo siunta vėluoja keturioms dienoms dėl tiekėjo atsargų problemų. Kalbėkite ramiai, tiesiai ir atsakingai. Laiško apimtis neviršykite 150 žodžių. Nurodykite pakeistą pristatymo datą, pinigų grąžinimo galimybę ir pagalbos kontaktinį asmenį.“

Toks raginimas beveik visada duos geresnį rezultatą nei „Parašykite atidėjimo el. laišką“

Taip pat galite paprašyti DI peržiūrėti savo atsakymą:

• Padarykite tai mažiau formaliai

• Pašalinti pasikartojimą

• Pridėkite aiškesnį raginimą veikti

• Perrašykite tai vadovų auditorijai

• Nustatykite visas nepagrįstas prielaidas

• Pateikite man tris stipresnes alternatyvas

• Ginčyti šią rekomendaciją

Pastarasis yra ypač vertingas. Dirbtinis intelektas ne visada turi būti jūsų palaikytojas. Kartais tai turėtų būti šiek tiek erzinantis kolega, kuris paklausia: „O kas atsitiks, jei ši prielaida bus klaidinga?“ 🧐

6. Kaip naudoti dirbtinį intelektą el. laiškams ir bendravimui darbo vietoje

El. paštas dažnai yra lengviausia vieta pradėti.

Dirbtinis intelektas gali padėti, kai žinote, ką norite pasakyti, bet nerandate tinkamos formuluotės. Jis taip pat gali padėti išvengti pernelyg tiesmukų, pernelyg miglotų ar trimis pastraipomis ilgesnių žinučių.

Praktiniai prašymai apima:

• Perrašykite tai, kad skambėtų draugiškai, bet tvirtai

• Padarykite tai glausčiau

• Pridėkite aiškų terminą

• Pašalinkite emocinę kalbą

• Padarykite tai tinkamą vyresniajai vadovybei

• Paverskite tai mandagiu tęsiniu

• Paaiškinkite tai be techninių terminų

• Sukurkite tris temos eilutės parinktis

Dirbtinis intelektas ypač naudingas jautriai komunikacijai, tačiau svarbu būti atsargiems. Našumo problema, skundas, teisinis rūpestis ar asmeninis reikalas neturėtų būti traktuojami kaip atsitiktinis rinkodaros užrašas.

Naudokite dirbtinį intelektą žinutei struktūrizuoti, tada peržiūrėkite kiekvieną sakinį.

Paklauskite savęs:

• Ar tai tikslu?

• Ar tai skamba kaip aš?

• Ar ši formuluotė galėtų būti neteisingai suprasta?

• Ar tonas tinkamas santykiams?

• Ar jame yra asmeninės informacijos, kurios neturėjo būti įvedama?

• Ar man patogu rašyti po juo savo vardą?

Paskutinis klausimas yra paprasčiausias kokybės kontrolės testas. Jei dvejojate jį pasirašyti, nesiųskite.

7. Dirbtinio intelekto naudojimas susitikimams, kurie duoda realių rezultatų

Susitikimų metu gaunama daug informacijos, bet kažkodėl ne visada daug aiškumo.

Dirbtinis intelektas gali padėti prieš susitikimą, jo metu ir po jo.

Prieš susitikimą

Naudokite dirbtinį intelektą:

• Sukurkite darbotvarkę

• Nustatykite pagrindinius klausimus

• Apibendrinkite pagrindinę informaciją

• Parengti diskusijų punktus

• Numatykite prieštaravimus

• Parengti sprendimų sistemą

Praktinis patarimas galėtų būti:

„Sukurkite 30 minučių susitikimo dėl vėluojančio klientų įtraukimo darbotvarkę. Tikslas – nustatyti pagrindinę kliūtį, susitarti dėl atsakingo asmens ir pasirinkti du šios savaitės veiksmus.“

Po susitikimo

Dirbtinis intelektas gali paversti užrašus ar nuorašus į:

• Svarbiausi sprendimai

• Veiksmo elementai

• Savininkai

• Terminai

• Atviri klausimai

• Rizika

• Tolesni el. laiškai

Nepasitikėkite išvestimi automatiškai. Susitikimų transkripcijose gali būti klaidų, neaiškių kalbėtojų, anekdotų, kurie atrodo kaip įsipareigojimai, ir įsipareigojimų, kurie skamba kaip anekdotai.

Prieš bendrindami santrauką, ją peržiūrėkite.

Gera praktika yra paprašyti dirbtinio intelekto suskirstyti informaciją į tris grupes:

1. Patvirtinti sprendimai

2. Siūlomos idėjos

3. Neišspręsti klausimai

Tai neleidžia pusiau aptartiems pasiūlymams per naktį stebuklingai tapti oficialia politika.

8. Dirbtinio intelekto naudojimas tyrimams nekuriant nesąmonių

Dirbtinis intelektas gali padėti pradėti tyrimus, susisteminti temą ir nustatyti sritis, kurias verta tirti.

Tai gali:

• Paaiškinkite nepažįstamą terminologiją

• Sukurti tyrimo klausimus

• Palyginti sąvokas

• Siūlyti kategorijas

• Sukurkite planą

• Apibendrinkite pateiktą informaciją

• Nustatykite prielaidas

• Sukurkite interviu klausimus

• Pabrėžkite trūkstamas perspektyvas

Ko jis neturėtų daryti, tai tapti vieninteliu jūsų tiesos šaltiniu.

Dirbtinis intelektas gali pateikti netikslias detales, išgalvotus pavyzdžius, pasenusią informacijąarba teiginius, kurie skamba daug patikimiau, nei nusipelno.

Tyrimams darbo vietoje naudokite dirbtinį intelektą kaip žemėlapių sudarytoją, o ne kaip pačią teritoriją.

Protingas procesas atrodo taip:

1. Paprašykite DI trumpai apibūdinti temą.

2. Nustatykite svarbius teiginius.

3. Svarbius faktus patikrinkite naudodami patikimą vidinę arba išorinę informaciją.

4. Paprašykite dirbtinio intelekto susisteminti patikrintus radinius.

5. Peržiūrėkite galutinį rezultatą dėl tikslumo ir šališkumo.

Taip pat galite paraginti dirbtinį intelektą parodyti neapibrėžtumą:

• Kurios šio atsakymo dalys gali būti nepatikimos?

• Kokias prielaidas darote?

• Kokius faktus turėčiau patikrinti?

• Kokia informacija pakeistų šią rekomendaciją?

• Pateikite stipriausią argumentą prieš šią išvadą.

Šie raginimai nepadarys dirbtinio intelekto neklystančiu, tačiau jie skatina atidžiau mąstyti.

9. Kaip naudoti dirbtinį intelektą duomenims, ataskaitoms ir skaičiuoklėms

Dirbtinis intelektas gali palengvinti skaičių supratimą, ypač žmonėms, kurie negyvena visą dieną skaičiuoklėse.

Tai gali jums padėti:

• Paaiškinkite formules

• Siūlyti skaičiuoklių struktūras

• Duomenų kategorizavimas

• Apibendrinkite tendencijas

• Paverskite skaičius rašytiniais komentarais

• Nustatykite galimas anomalijas

• Kurti diagramų rekomendacijas

• Ataskaitos projekto skyriai

• Išverskite techninius atradimus į verslo kalbą

Pavyzdžiui, užuot klausus:

„Ką reiškia šie duomenys?“

Pabandykite:

„Peržiūrėkite šią mėnesio pardavimų lentelę. Nustatykite tris didžiausius pokyčius, pasiūlykite galimus paaiškinimus ir išvardykite klausimus, kuriuos turėčiau užduoti prieš darydamas išvadas.“

Ta baigiamoji dalis yra svarbi. Duomenys retai kada paaiškina save.

Pardavimų sumažėjimą gali lemti mažesnė paklausa, trūkstami įrašai, sezoniniai pokyčiai, kainų pokyčiai, atidėta sutartis arba netyčia įklijuotos vertės į netinkamą stulpelį. Skaičiuoklės turi talentą sukurti mažas nelaimes, tuo pačiu atrodydamos visiškai ramios.

Niekada neleiskite dirbtiniam intelektui priimti didelės įtakos finansinių, veiklos ar personalo sprendimų, pagrįstų tik įklijuotu duomenų rinkiniu.

Patikrinkite:

• Ar duomenys yra išsamūs

• Ar vienetai teisingi

• Ar kategorijos yra nuoseklios

• Ar trūkstamos vertės yra svarbios

• Ar dirbtinis intelektas neteisingai suprato verslo kontekstą

• Ar koreliacija traktuojama kaip priežastinis ryšys

Dirbtinis intelektas gali pagreitinti interpretavimą. Atsakomybė vis dar priklauso žmonėms.

10. Konfidencialios ir neskelbtinos informacijos apsauga 🔐

Prieš įvesdami darbo vietos informaciją į bet kurį dirbtinio intelekto įrankį, supraskite savo organizacijos taisykles.

Nemanykite, kad kiekviena dirbtinio intelekto platforma yra patvirtinta konfidencialių duomenų tvarkymui.

Neskelbtina informacija gali apimti:

• Klientų įrašai

• Darbuotojų informacija

• Slaptažodžiai arba prieigos duomenys

• Medicininė informacija

• Teisiniai dokumentai

• Finansiniai duomenys

• Neišleisti produktų planai

• Vidinė strategija

• Nuosavybės kodas

• Sutarties sąlygos

• Asmeniškai identifikuojama informacija

Jei įmanoma, pašalinkite identifikuojančius duomenis.

Užuot įvedus:

„Parašykite Jordano Smitho iš Mančesterio operacijų komandos, kuris praleido „Acme“ sutarties terminą, veiklos apžvalgą.“

Naudokite kažką panašaus į:

„Parašykite operacijų darbuotojo, praleidusio svarbaus kliento termino, veiklos vertinimą. Atsiliepimai turi būti faktiniai, konstruktyvūs ir orientuoti į tolesnius veiksmus.“

Informacijos anonimizavimas sumažina riziką, tuo pačiu leisdamas dirbtiniam intelektui padėti struktūroje.

Taip pat patikrinkite, ar jūsų organizacija teikia patvirtintą įmonės dirbtinio intelekto sistemą. Šios priemonės gali apimti griežtesnę duomenų kontrolę, prieigos valdymą ir vidaus politiką.

Patogumas nėra gera priežastis atskleisti informaciją, kuri turėtų likti privati. Tai nėra inovacija. Tai tiesiog palikti biuro dokumentų spintą atvirą lietuje.

11. Kai dirbtinis intelektas neturėtų priimti galutinio sprendimo

Dirbtinis intelektas gali padėti priimti sprendimą, tačiau kai kuriems sprendimams reikalinga žmogaus atsakomybė nuo pradžios iki pabaigos.

Ypač atsargiai būkite su:

• Įdarbinimas ir atleidimas

• Darbuotojų drausmė

• Medicininiai sprendimai

• Teisinė konsultacija

• Kredito arba finansiniai patvirtinimai

• Saugai svarbus darbas

• Atitikties sprendimai

• Našumo vertinimas

• Jautrūs klientų ginčai

• Sprendimai, susiję su diskriminacija ar teisingumu

Dirbtinis intelektas gali padėti apibendrinti įrodymus, nustatyti klausimus arba palyginti scenarijus. Jam neturėtų būti leidžiama priimti galutinio sprendimo be kvalifikuotos žmogaus priežiūros.

Kodėl? Nes dirbtinis intelektas nesupranta pasekmių taip, kaip žmonės. Jis gali apdoroti modelius, bet nejaučia atsakomybės, empatijos, profesinės pareigos ar gyvenimiško konteksto.

Tai taip pat gali atkurti šališkumą, paslėptą pavyzdžiuose, istoriniuose duomenyse ar raginimo formuluotėje.

Gera taisyklė yra tokia:

Kuo didesnis poveikis asmens teisėms, pragyvenimui, saugumui ar ateičiai, tuo mažiau kontrolės turėtų turėti dirbtinis intelektas.

Ta taisyklė nėra demonstratyvi, bet galiojanti.

12. Kaip vadovai gali įdiegti dirbtinį intelektą nesukeldami panikos

Kai vadovai blogai pristato dirbtinį intelektą, darbuotojai dažnai išgirsta vieną žinutę:

„Radome mašiną, kuri galėtų tave pakeisti.“

Net jei to ir nesiekiama, neaiškus bendravimas sukelia nerimą.

Geresnis būdas būtų paaiškinti:

• Kodėl diegiamas dirbtinis intelektas

• Kokias užduotis jis gali padėti

• Kurias užduotis atlieka žmogus?

• Kokius duomenis gali įvesti darbuotojai

• Kokia apžvalga reikalinga

• Kaip turėtų būti pranešama apie klaidas

• Kaip bus vertinama sėkmė

• Kokie mokymai bus teikiami

Vadovai turėtų sutelkti dėmesį į praktinius pavyzdžius, o ne į didelius pažadus.

Pavyzdžiui:

„Mes naudojame dirbtinį intelektą, kad sukurtume pirmuosius įprastų klientų atsakymų juodraščius. Kiekvieną atsakymą vis tiek peržiūrės pagalbos agentas.“

Tai aiškiau nei:

„Geriname klientų patirtį naudodami naujos kartos intelektą.“

Antras sakinys skamba brangiai ir beveik nieko nereiškia.

Komandoms taip pat turėtų būti leidžiama eksperimentuoti neperžengiant saugių ribų. Darbą atliekantys darbuotojai dažnai pastebi geriausius panaudojimo atvejus, nes tiksliai žino, kurie procesai yra pasikartojantys, varginantys ir sujungti vienoje herojiškoje skaičiuoklėje.

13. Paprasta šios savaitės pradžios sistema

Norėdami pradėti naudoti dirbtinį intelektą nepersistengdami, pasirinkite vieną mažos rizikos užduotį.

1 veiksmas: raskite pasikartojančią užduotį

Ieškokite darbo, kurį dirbtumėte kelis kartus per savaitę.

Pavyzdžiai:

• Tolesnių el. laiškų rašymas

• Apibendrinamieji susitikimai

• Ataskaitų formatavimas

• Darbotvarkių kūrimas

• Turinio perrašymas

• Užrašų tvarkymas

2 veiksmas: apibrėžkite vertingą rezultatą

Nuspręskite, kaip atrodo sėkmė.

Galbūt norite sutrumpinti rengimo laiką, pagerinti nuoseklumą, sumažinti klaidų skaičių arba sukurti aiškesnius veiksmų punktus.

3 veiksmas: sukurkite daugkartinio naudojimo raginimą

Parašykite raginimą, kuriame būtų nurodyta užduotis, kontekstas, auditorija, formatas ir apribojimai.

Išsaugokite jį kažkur prieinamoje vietoje.

4 veiksmas: peržiūrėkite kiekvieną išvestį

Patikrinkite faktus, toną, privatumą ir aktualumą.

Nepainiokite greičio su kokybe.

5 veiksmas: patobulinkite raginimą

Atkreipkite dėmesį, ką DI daro ne taip.

Pridėkite aiškesnes instrukcijas. Pateikite pavyzdžių. Pašalinkite dviprasmybes. Paprašykite kitokios struktūros.

6 veiksmas: išmatuokite rezultatą

Ar tai sutaupė laiko? Ar pagerėjo kokybė? Ar tai pareikalavo papildomo redagavimo darbo?

Kai kurie dirbtinio intelekto darbo srautai atrodo įspūdingai, bet beveik nieko nesutaupo. Kiti tyliai pašalina valandą nusivylimo kiekvieną savaitę.

Palikite antrąją rūšį.

14. Dažniausios klaidos, kurias žmonės daro naudodami dirbtinį intelektą darbo vietoje

Suprasti, kaip naudoti dirbtinį intelektą darbe, taip pat reiškia žinoti, ko nedaryti.

Neaiškių nurodymų davimas

Silpna įvestis sukuria bendrinį rezultatą.

Pridėkite kontekstą, pavyzdžių, apribojimų ir aiškų tikslą.

Pasitikėjimas pirmuoju atsakymu

Pirmasis atsakymas yra juodraštis, o ne akmenyje iškaltas įsakymas.

Paprašykite pataisymų.

Kopijavimas be redagavimo

Dirbtinio intelekto generuojamas tekstas gali skambėti elegantiškai, bet tuščiai. Pridėkite tikrų detalių, pašalinkite bendrines frazes ir padarykite jį žmogišką.

Konfidencialių duomenų bendrinimas

Neįklijuokite neskelbtinos informacijos į nepatvirtintas sistemas.

Dirbtinio intelekto naudojimas viskam

Kai kurias užduotis greičiau atlikti pačiam.

Jums nereikia šešių pastraipų dirbtinio intelekto raginimo, kad parašytumėte „Ačiū, šiandien tai peržiūrėsiu“

Dirbtinio intelekto naudojimo slėpimas, kai svarbus atskleidimas

Kai kurios organizacijos, klientai ar pramonės šakos reikalauja skaidrumo. Laikykitės atitinkamos politikos.

Dirbtinio intelekto išvesties traktavimas kaip objektyvaus

Dirbtinis intelektas atspindi modelius ir prielaidas. Jis nėra automatiškai neutralus.

Sugedusio proceso automatizavimas

Blogo proceso pagreitinimas jo nepadaro geru. Tai tik sukuria klaidas įspūdingu greičiu 💨

Prieš automatizuodami darbo eigą, ją ištaisykite.

15. Ilgalaikio dirbtinio intelekto įpročio formavimas

Geriausias būdas priprasti prie dirbtinio intelekto darbo vietoje – reguliariai jį naudoti mažoms, konkrečioms užduotims.

Pradėkite nuo vienos ar dviejų pasikartojančių veiklų.

Pavyzdžiui:

• Kiekvieną pirmadienį naudokitės dirbtiniu intelektu, kad susistemintumėte savo prioritetus.

• Po susitikimų paverskite užrašus veiksmų planais.

• Prieš siųsdami ilgą el. laišką, paprašykite dirbtinio intelekto jį sutrumpinti.

• Susidūrę su sprendimo priėmimu, paprašykite pateikti prielaidas ir kontrargumentus.

• Projekto pabaigoje naudokite dirbtinį intelektą išmoktoms pamokoms struktūrizuoti.

Turėkite nedidelę raginimų biblioteką užduotims, kurias kartojate. Laikui bėgant, išsiugdysite pojūtį, kurie raginimai yra tinkami darbui, kurios užduotys yra tinkamos ir kur svarbiausia yra žmogaus sprendimas.

Taip pat sužinosite, kada nenaudoti dirbtinio intelekto.

Tai taip pat yra dirbtinio intelekto raštingumo dalis.

Tikslas ne maksimalus dirbtinio intelekto panaudojimas. Tikslas – geresnis darbas.

Praktinė baigiamoji pastaba

Išmokti naudoti dirbtinį intelektą darbe daugiausia reiškia išmokti aiškiai deleguoti užduotis.

Dirbtinis intelektas yra vertingas rengiant projektus, juos apibendrinant, pritaikant, organizuojant, aiškinant ir tyrinėjant. Jis gali sumažinti pasikartojančias pastangas ir padėti daug greičiau pereiti nuo tuščio puslapio prie veikiančios pirmosios versijos.

Bet tam reikia ribų.

Apsaugokite konfidencialią informaciją. Patikrinkite svarbius teiginius. Peržiūrėkite neskelbtiną bendravimą. Už didelės įtakos sprendimus atsakykite žmonėms. Ir, prašau, atsispirkite pagundai automatizuoti procesą, kurio niekas nesupranta.

Pradėkite nuo mažų dalykų. Pasirinkite vieną erzinančią, pasikartojančią užduotį. Duokite dirbtiniam intelektui aiškias instrukcijas, peržiūrėkite rezultatą ir patobulinkite procesą.

Tinkamai naudojamas dirbtinis intelektas nepadaro darbo mažiau žmogišku. Jis sukuria daugiau erdvės toms darbo dalims, kurioms pirmiausia reikia žmonių – nuovokumui, pasitikėjimui, dėmesingumui, empatijai ir gebėjimui pastebėti, kada susitikimas visiškai nukrypsta nuo plano. 

Praktinis pavyzdys: susitikimo užrašų pavertimas patikimais veiksmų planais

Scenarijus

Maya vadovauja klientų įtraukimui į augančios programinės įrangos įmonės veiklą. Ji kiekvieną savaitę dalyvauja trijuose projekto susitikimuose, užsirašo pastabas, kol žmonės kalba, ir vėliau tas pastabas paverčia tolesniais el. laiškais.

Užduotis yra pasikartojanti, tačiau ji yra rizikinga. Siūlomą terminą galima lengvai supainioti su sutartu, o bendro pobūdžio pasiūlymas gali netyčia tapti kažkieno paskirta atsakomybe. Taigi, tikslas yra ne leisti dirbtiniam intelektui nuspręsti, kas įvyko. Tikslas yra naudoti dirbtinį intelektą užrašams tvarkyti, o „Maya“ patikrina kiekvieną sprendimą, savininką ir datą prieš bendrindama santrauką.

Ko reikia asistentui

Maja teikia:

• Jos anoniminiai susitikimo užrašai arba patvirtintas stenograma

• Susitikimo tikslas

• Dalyvių sąrašas ir jų vaidmenys

• Reikalingas išvesties formatas

• Taisyklė, nurodanti, kad trūkstami savininkai ar terminai turi būti pažymėti, o ne išgalvoti

• Aiškus skirtumas tarp patvirtintų sprendimų, siūlomų idėjų ir neišspręstų klausimų

• Jos įmonės patvirtintas konfidencialios informacijos tvarkymo metodas

Prieš ką nors įkeldama, ji pašalina klientų vardus, pavardes, asmeninius duomenis, prieigos duomenis ir komercinę neskelbtiną informaciją, nebent dirbtinio intelekto sistema yra specialiai patvirtinta tvarkyti šiuos duomenis.

Instrukcijos pavyzdys

„Žemiau pateiktas susitikimo pastabas paverskite glausta tolesnių veiksmų santrauka.“.

Atsakymą suskirstykite pagal šias antraštes:

1. Patvirtinti sprendimai

2. Veiksmo elementai

3. Siūlomos idėjos

4. Neišspręsti klausimai

5. Rizika arba priklausomybės

Kiekvienam veiksmo elementui nurodykite užduotį, savininką ir terminą. Jei savininkas ar terminas nebuvo aiškiai suderinti, parašykite „Nepatvirtinta“. Nenumanykite įsipareigojimų ir neišgalvokite detalių.

Santraukos apimtis turi būti ne ilgesnė kaip 350 žodžių. Vartokite aiškią, neutralią kalbą, tinkamą visiems susitikimo dalyviams.

Prieš baigdami, išvardykite visus teiginius, kurie yra dviprasmiški arba kuriuos gali reikėti patikrinti

Geras ir blogas rezultatas

Silpnas veiksmo elementas gali reikšti:

„Samas atnaujins įvadinį vadovą iki penktadienio.“

Tai skamba aiškiai, bet būtų nesaugu, jei pastabose būtų nurodyta tik tai, kad Samas gali peržiūrėti vadovą, o terminas nebūtų sutartas.

Geresnė versija sakytų:

„Peržiūrėkite įdarbinimo vadovą – siūlomas savininkas: Samas; terminas: nepatvirtintas.“

Antrasis variantas išsaugo netikrumą, užuot tyliai pavertęs diskusiją įsipareigojimu.

Kaip tai išbandyti

Maja sukuria nedidelį testų rinkinį, naudodama šešis ankstesnius susitikimus, kurių rezultatus ji jau žino.

Ji patikrina, ar asistentas:

• Atskiria sprendimus nuo pasiūlymų

• Tiksliai kopijuoja vardus, datas ir terminus

• Pažymi trūkstamą informaciją kaip nepatvirtintą

• Vengia skirti užduotis, dėl kurių niekada nebuvo susitarta

• Apima svarbius neišspręstus klausimus

• Sukuria santrauką, kurią gali suprasti kitas dalyvis

• Praleidžia konfidencialią informaciją, pašalintą iš įvesties

Ji taip pat prideda sąmoningus kraštutinius atvejus:

• Dalyvis juokauja apie užduoties atlikimą

• Du žmonės diskutuoja apie nuosavybės teises, bet nesusitaria

• Kažkas paminėjo du galimus terminus

• Transkripte komentaras priskiriamas netinkamam kalbėtojui

• Sprendimas vėliau posėdyje panaikinamas

• Sutarta dėl užduoties, bet nenurodytas savininkas

Darbo eiga sėkminga tik tada, kai „Maya“ gali atsekti kiekvieną sprendimą ir veiksmą iki pradinių užrašų.

Rezultatas

Iliustracinis rezultatas: „Maya“ per dvi savaites išbando procesą su šešiomis susitikimų santraukomis.

Anksčiau jos rankinis procesas vidutiniškai užtrukdavo 18 minučių per susitikimą. Naudojant dirbtinį intelektą, pirmojo juodraščio sugeneravimas trunka apie 2 minutes, o tikrinimas ir redagavimas – vidutiniškai 7 minutes. Tai sumažina bendrą tvarkymo laiką nuo 18 minučių iki 9 minučių per susitikimą.

Šešių susitikimų metu taupymo pavyzdys yra toks:

• Ankstesnė suma: 6 × 18 minučių = 108 minutės

• Iš viso su dirbtiniu intelektu, įskaitant peržiūrą: 6 × 9 minutės = 54 minutės

• Sutaupytas laikas (pavyzdys): 54 minutės

Penkios iš šešių santraukų atitinka priėmimo kontrolinį sąrašą po vienos peržiūros. Likusi santrauka reikalauja antros peržiūros, nes stenograma supainiojo du kalbėtojus.

Šie skaičiai yra pavyzdinis įvertis, pagrįstas nurodyta testo sąmata, o ne paskelbtas įmonės rezultatas. Imtis yra maža, susitikimai gali skirtis savo sudėtingumu, o į skaičiavimus įtrauktas peržiūros laikas, bet ne laikas, reikalingas stenogramoms išvalyti ar anonimizuoti.

Kas gali nutikti ne taip

Asistentas gali:

• Sukurkite nepriskirtos užduoties savininką

• Siūlomą datą traktuokite kaip patvirtintą terminą

• Praleisti netiesiogiai suformuluotą sprendimą

• Priskirkite komentarą netinkamam asmeniui

• Parengti aiškią santrauką, kurioje paslėptas netikrumas

• Išsaugokite pastabose esančią slaptą informaciją

• Jei susitikimo šablonas pasikeičia, vadovaukitės pasenusiomis instrukcijomis

Didžiausia klaida būtų išsiųsti santrauką jos nepatikrinus. Sklandumas nėra įrodymas, kad įrašas yra tikslus.

Todėl „Maya“ palygina kiekvieną veiksmą su šaltinio užrašais, patvirtina neaiškius įsipareigojimus su atitinkamu asmeniu ir saugo originalius užrašus. Jautrūs ar ginčytini klausimai tvarkomi rankiniu būdu, o ne deleguojami asistentui.

Praktiškas išsinešimui skirtas maistas

Dirbtinis intelektas čia vertingas, nes esamą informaciją paverčia aiškesne struktūra. Jis nepakeičia asmens, atsakingo už priimto sprendimo patvirtinimą.

Saugus darbo eiga yra paprasta: pateikite aiškias taisykles, pašalinkite neskelbtiną informaciją, reikalaukite, kad dirbtinis intelektas parodytų neapibrėžtumą, patikrinkite jį su žinomais pavyzdžiais ir įtraukite žmogaus atliekamą peržiūrą į bet kokį deklaruojamą laiko taupymą.

DUK

Kaip pradedantieji gali pradėti saugiai naudoti dirbtinį intelektą darbe?

Pradėkite nuo vienos pasikartojančios, mažos rizikos užduoties, pavyzdžiui, tolesnių el. laiškų rengimo, pastabų santraukų rengimo, darbotvarkių sudarymo ar esamo turinio pertvarkymo. Pateikite dirbtiniam intelektui aiškias instrukcijas, tada peržiūrėkite rezultatą, ar jis tikslus, tonas, privatumas ir aktualumas. Venkite įvesti neskelbtinos informacijos, nebent jūsų organizacija patvirtino įrankį tvarkyti tuos duomenis.

Kokias užduotis geriausia automatizuoti naudojant darbo vietos dirbtinį intelektą?

Dirbtinis intelektas gerai veikia kuriant pirmuosius juodraščius, perdirbant esamą informaciją ir organizuojant pagrindinę analizę. Tinkamos užduotys apima dokumentų perrašymą, susitikimų veiksmų išskyrimą, atsiliepimų grupavimą, skaičiuoklių tendencijų aiškinimą ir kontrolinių sąrašų generavimą. Jis mažiau tinka priimant didelės įtakos sprendimus, susijusius su įdarbinimu, teisiniais klausimais, sauga, finansais, sveikatos priežiūra ar teisingumu.

Kaip parašyti gerą dirbtinio intelekto raginimą darbui?

Aiškioje darbo vietos užduotyje paaiškinama užduotis, kontekstas, auditorija, pageidaujamas formatas ir reikiamos detalės. Užuot prašę bendros pagalbos, aprašykite konkretų rezultatą, kurio jums reikia, ir bet kokius apribojimus, pvz., žodžių skaičių ar toną. Atsakymą galite dar labiau patikslinti prašydami dirbtinio intelekto pašalinti pasikartojimus, nustatyti prielaidas arba pažymėti informaciją, kurią reikia patikrinti.

Kaip naudoti dirbtinį intelektą el. laiškams, kad neskambėtų robotiškai?

Pateikite originalią žinutę, jos tikslą, savo santykį su gavėju ir norimą toną. Paprašykite dirbtinio intelekto, kad el. laiškas būtų glaustas, draugiškas, tvirtas arba tinkamas konkrečiai auditorijai. Prieš siųsdami, pridėkite konkrečių detalių, pašalinkite bendrinius žodžius ir patikrinkite, ar kiekvienas sakinys jūsų vardu skamba natūraliai.

Kaip reikėtų peržiūrėti dirbtinio intelekto sugeneruotus susitikimų užrašus?

Palyginkite kiekvieną sprendimą, veiksmą, savininką ir terminą su originaliomis pastabomis arba patvirtintu transkriptu. Reikalaukite, kad dirbtinis intelektas atskirtų patvirtintus sprendimus nuo siūlomų idėjų ir neišspręstų klausimų. Trūkstama informacija turėtų būti pažymėta kaip „Nepatvirtinta“, o ne spėliojama, ypač kai kalbėtojai aptarė galimus savininkus ar datas nesusitardami.

Ar dirbtinis intelektas gali tiksliai analizuoti skaičiuokles ir verslo duomenis?

Dirbtinis intelektas gali paaiškinti formules, apibendrinti tendencijas, nustatyti galimas anomalijas ir paversti skaičius rašytiniais komentarais. Tačiau jo interpretavimas priklauso nuo švarių duomenų ir pakankamo verslo konteksto. Prieš naudodami rezultatus finansiniams, veiklos ar personalo sprendimams, patikrinkite vienetus, trūkstamas vertes, kategorijų nuoseklumą ir ar nėra alternatyvių paaiškinimų.

Kokia darbo vietos informacija niekada neturėtų būti įvedama į dirbtinį intelektą?

Venkite įvesti slaptažodžius, prieigos duomenis, klientų įrašus, darbuotojų duomenis, medicininę informaciją, teisinius dokumentus, nuosavybės kodą, neišleistus planus ar neskelbtinus finansinius duomenis į nepatvirtintas sistemas. Jei įmanoma, pašalinkite vardus ir pavardes bei identifikuojančią informaciją. Jūsų organizacijos duomenų politika ir patvirtintos įmonės priemonės turėtų nustatyti, kokią informaciją galima saugiai tvarkyti.

Kaip vadovai gali įdiegti dirbtinį intelektą darbe nesijaudindami dėl darbuotojų?

Vadovai turėtų paaiškinti, kodėl diegiamas dirbtinis intelektas, kokias užduotis jis palaikys, kas išlieka žmogaus valdoma ir kaip turi būti peržiūrimi rezultatai. Jie taip pat turėtų apibrėžti patvirtintas duomenų tvarkymo praktikas, mokymus, ataskaitų teikimo procedūras ir sėkmės matavimo priemones. Konkretūs pavyzdžiai linkę sukurti daugiau pasitikėjimo nei migloti pažadai apie transformaciją ar išmanius darbo eigą.

Kokios dažniausios klaidos naudojant dirbtinį intelektą darbe?

Dažnos klaidos apima neaiškių nurodymų davimą, pasitikėjimą pirmuoju atsakymu, turinio kopijavimą be redagavimo ir konfidencialios informacijos bendrinimą. Žmonės taip pat gali automatizuoti neveikiančius procesus arba dirbtinio intelekto rezultatus laikyti objektyviais. Geresnis būdas – patikrinti svarbius teiginius, peržiūrėti silpnus juodraščius, išbandyti pasikartojančius darbo eigą ir aiškiai apibrėžti žmogaus atsakomybę.

Kaip galiu išmatuoti, ar dirbtinio intelekto darbo eiga taupo laiką?

Įvertinkite visą procesą, įskaitant įvesties duomenų paruošimą, informacijos anonimizavimą, išvesties tikrinimą ir taisymų atlikimą. Palyginkite šią sumą su ankstesnio darbo eigos laiku ir kokybe. Efektyvus dirbtinio intelekto procesas turėtų sumažinti pastangas arba pagerinti nuoseklumą nesukeldamas nepriimtinos privatumo, tikslumo ar atskaitomybės rizikos.

Nuorodos

1. JK vyriausybė – dirbtinio intelekto vadovas JK vyriausybei – gov.uk

2. Nacionalinis standartų ir technologijų institutas – Dirbtinio intelekto rizikos valdymo sistema: generatyvinis dirbtinis intelektas – nist.gov

3. Informacijos komisaro biuras – Dirbtinis intelektas, duomenų apsauga ir viešasis sektorius: Dirbtinio intelekto politika – ico.org.uk

4. Nacionalinis ekonominių tyrimų biuras – nber.org

5. JAV Lygių užimtumo galimybių komisija – koks yra EEOC vaidmuo dirbtinio intelekto srityje? – eeoc.gov

6. Vyriausybės komunikacijos tarnyba – GCS generatyvinio dirbtinio intelekto politika – communications.gov.uk

7. „OpenAI“ – praktinis vadovas, kaip kurti naudojant dirbtinį intelektą – openai.com

Raskite naujausią dirbtinį intelektą oficialioje dirbtinio intelekto asistentų parduotuvėje

Apie mus