Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus programoje „Teams“. [Vaizdo įrašas ir testas]

Trumpas atsakymas: dirbtinio intelekto užrašai „Teams“ sistemoje veikia geriausiai, kai administratoriai pirmiausia įjungia tinkamas „Copilot“ ir transkripcijos strategijas, o tada organizatoriai įjungia moderatorių arba palaikomuose susitikimuose naudoja „Recap“. Kai licencijavimas, transkripcija ar susitikimo tipas nustatytas neteisingai, užrašai gali būti nerodomi arba gali būti neužpildyti.

Svarbiausios išvados:

Administratoriaus kontrolė: prieš tikėdamiesi dirbtinio intelekto užrašų pasirodymo, patikrinkite „Teams“ susitikimų strategijas.

Licencijos patikrinimas: priskirkite teisingas teises „Fasilitatoriaus“, „Apibendrinimo“ ir „Kopiloto“ funkcijoms.

Transkribavimo reikalavimas: įjunkite ir paleiskite transkripciją, kai po susitikimo dirbtinio intelekto užrašai yra svarbūs.

Susitikimų planavimas: naudokite suplanuotus, palaikomus susitikimus su aiškiomis darbotvarkėmis, kad pagerintumėte rezultatus.

Žmogaus atliekama peržiūra: prieš bendrindami užrašus, patikrinkite vardus, sprendimus, terminus ir neskelbtiną informaciją.

1. Ką reiškia dirbtinio intelekto užrašai sistemoje „Teams“ 🤖

Prieš pradedant nagrinėti, kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams“, reikia atskirti tris panašiai atrodančias funkcijas:

• Dirbtinio intelekto sugeneruoti užrašai susitikimo metu – paprastai teikiami per „Facilitator in Teams“ susitikimus.

• Dirbtinio intelekto užrašai santraukoje – užrašai ir tolesnės užduotys, rodomos po susitikimo ar įvykio.

• „Copilot“ susitikimo užrašai – užrašai, sugeneruoti naudojant „Microsoft 365 Copilot“ iš susitikimo pokalbio arba santraukos.

Moderatorius gali generuoti realaus laiko dirbtinio intelekto užrašus, apibendrinti svarbiausius sprendimus, dokumentuoti atvirus klausimus, atsakyti į klausimus susitikimo pokalbyje ir padėti valdyti užduotis. „Microsoft“ teigia, reikalinga „Microsoft 365 Copilot“ licencija , nors vidinio susitikimo dalyviai gali matyti tiesioginius atnaujinimus, kai jis veikia.

Šis skirtumas yra svarbus, nes vienas žmogus gali pasakyti „DI užrašai“ ir turėti omenyje nušlifuotą tiesioginių užrašų skydelį, o kitas – DI užrašų skirtuką po susitikimo. Ta pati virtuvė, skirtingi stalčiai.

2. Trumpas kontrolinis sąrašas prieš įjungiant dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams“ ✅

Štai sausa, bet svarbi detalė. Dirbtinio intelekto užrašai neatsiranda stebuklingai vien dėl to, kad kas nors spustelėjo „Prisijungti“. Paprastai jums reikia tinkamos licencijos, tinkamos administratoriaus politikos, įjungtos transkripcijos ir susitikimo formato, kuris palaiko šią funkciją.

Pirmiausia patikrinkite šiuos:

• Jūsų organizacija turi „Microsoft 365 Copilot“ , skirtą tiesioginėms fasilitatoriaus dirbtinio intelekto pastaboms, arba „Teams Premium“ / „Copilot“ , kurioje naudojamos išmaniosios apžvalgos funkcijos.

• „Teams“ susitikimų politika leidžia transkripciją.

• „Copilot“ nėra užblokuotas administratoriaus politikos.

• Susitikimas yra suplanuotas „Teams“ susitikimas, kuriame ši funkcija palaikoma.

• Organizatorius arba pranešėjas turi leidimą įjungti atitinkamą dirbtinio intelekto funkciją.

• Susitikimas yra pakankamai ilgas ir transkribuotas, jei norite dirbtinio intelekto užrašų po susitikimo.

„Microsoft Teams Premium“ licencijavimo dokumentacijoje kaip dirbtinio intelekto valdoma komunikacijos funkcija nurodyta „Peržiūrėti dirbtinio intelekto sugeneruotas pastabas ir užduotis iš susitikimų“ , o atskirai pateiktose vedėjo instrukcijose nurodoma, kad norint pridėti arba įjungti vedėją, reikia „Microsoft 365 Copilot“.

Mažas netikėtumas, nes vienas, žinoma, yra: dirbtinio intelekto užrašai „Recap“ programoje pasiekiami apie įvykius, kurie truko ilgiau nei penkias minutes ir buvo perrašyti anglų kalba, o „Microsoft“ taip pat pažymi, kad formatavimas gali skirtis priklausomai nuo transkripcijos kalbos.

3. Kaip administratoriaus teisėmis įjungti dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams“ 🛠️

Administratoriams dirbtinio intelekto užrašų įjungimas „Teams“ sistemoje prasideda „Teams“ administravimo centre, o ne pačiame susitikime. Čia daugelis žmonių užstringa. Jie vis ieško dirbtinio intelekto užrašų mygtuko, bet politika fone tyliai sako „ne“.

Administratoriaus kelias paprastai yra toks:

1. Atidarykite „Teams“ administravimo centrą.

2. Eikite į Susitikimai.

3. Pasirinkite Susitikimo strategijos.

4. Pasirinkite esamą politiką arba sukurkite naują.

5. Raskite „Įrašymas ir transkripcija“ .

6. Raskite „ Copilot“ nustatymą.

7. Pasirinkite vieną iš galimų variantų:

   • Įjungta

   • Įjungta, reikalingas išsaugotas transkripcijos kodas

   • Įjungta, su numatytuoju transkripcijos išsaugojimu

   • Išjungta

8. Išsaugokite politiką ir įsitikinkite, kad ji priskirta tinkamiems vartotojams.

„Microsoft“ administratoriaus gairėse išvardyti tie „Copilot“ susitikimų politikos nustatymai ir paaiškinta, kad transkripcijos politika turi įtakos tam, ar „Copilot“ gali veikti susitikimų metu ir po jų.

Taip pat turite patvirtinti, kad transkripcija yra prieinama. „Teams“ transkripcija yra politikos kontroliuojama funkcija, todėl organizatorius ir transkripciją pradedantis vartotojas turi įjungti šį nustatymą susitikimams, internetiniams seminarams ar susitikimų viešiesiems susirinkimams, kad būtų galima įtraukti transkripcijas.

Tai yra dalis, kurią žmonės praleidžia, o tada kaltina „Teams“. Kartais „Teams“ to nusipelno. Tačiau ne visada.

4. Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus „Teams“ programoje planuojant susitikimą 📅

Susitikimų organizatoriams lengviausias būdas yra parengti dirbtinio intelekto užrašus prieš prasidedant susitikimui. Tai suteikia „Teams“ daugiau erdvės elgtis gražiai, kaip jau pamaitinta katė.

Norėdami pridėti vedėją planavimo metu:

1. Atidarykite kalendorių programoje „Teams“.

2. Pasirinkite Naujas.

3. Įjunkite „Teams“ susitikimo perjungiklį.

4. Pasirinkite Parinktys.

5. Eikite į „Copilot“ ir kitą dirbtinį intelektą.

6. Įsitikinkite, kad „Leisti kopilotą ir vedėją“ nustatyta kaip viena iš šių reikšmių:

   • Tik susitikimo metu

   • Susitikimo metu ir po jo

7. Įjunkite moderatoriaus jungiklį.

8. Pasirinkite Taikyti.

„Microsoft“ instrukcijose, skirtose moderatoriui, teigiama, kad tai yra planavimo kelias, ir jose taip pat pažymima, kad moderatorių galima pridėti tik prie suplanuotų susitikimų, o ne prie kanalų susitikimų, tiesioginių susitikimų ar „Teams“ skambučių.

Geras kvietimas į susitikimą taip pat padeda. Į aprašymą arba susitikimo užrašus įtraukite paprastą darbotvarkę. Moderatorius gali patikrinti, ar kvietime arba „Loop“ susitikimo užrašuose yra darbotvarkė, ir panaudoti ją diskusijai organizuoti. Ne magija, bet beveik viskas, kai susitikime yra per daug „dar vieno dalyko“ akimirkų.

5. Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus tiesioginio „Teams“ susitikimo metu 🎙️

Galbūt pamiršote tai įjungti planuodami. Taip nutinka. Atidarote susitikimą, kažkas klausia: „Ar dirbtinis intelektas gali užsirašyti pastabas?“, ir staiga visi žiūri į organizatorių taip, lyg valdytų mėnulį.

Norėdami įjungti moderatorių susitikimo metu:

1. Prisijunkite prie „Teams“ susitikimo.

2. Susitikimo valdikliuose pasirinkite „Daugiau veiksmų“

3. Pasirinkite Įjungti vedėją.

4. Pasirinkite susitikimo kalbą, jei „Teams“ paprašys.

5. Palaukite kelias minutes, kol pradės rodytis užrašai.

Įjungus moderatorių, užrašų piktograma pasikeičia, nurodydama, kad dirbtinio intelekto sugeneruoti užrašai yra aktyvūs. „Microsoft“ teigia, kad užrašai neatsiranda iš karto ir gali užtrukti kelias minutes, nes jie yra pagrįsti stenogramoje užfiksuota diskusija.

Viena svarbi vaidmens detalė: mobilieji dalyviai gali matyti tiesioginius užrašus, tačiau tik organizatoriai arba pranešėjai, naudojantys „Teams“ darbalaukio arba žiniatinklio versijoje, gali įjungti arba išjungti moderatorių susitikimo metu.

Taigi, jei kas nors prisijungia telefonu taksi ir klausia, kodėl negali jo aktyvuoti, tai gali būti priežastis. Erzina? Taip. Logiška? Dažniausiai.

6. Kaip rasti dirbtinio intelekto užrašus po „Teams“ susitikimo 🔎

Pasibaigus susitikimui, užrašai nedingsta produktyvumo rūke. Paprastai juos galite rasti susitikimo pokalbyje arba santraukoje.

Norėdami peržiūrėti dirbtinio intelekto sugeneruotą turinį po susitikimo:

1. Atidarykite pokalbių langą programoje „Teams“.

2. Pasirinkite susitikimo pokalbį.

3. Viršuje pasirinkite „Apibendrinti“

4. Pasirinkite „Pastabos“ arba „DI pastabos“, atsižvelgdami į jūsų nuomotojuje rodomą patirtį.

„Microsoft“ teigia, kad moderatoriaus sukurtą turinį galima pasiekti per susitikimo pokalbius ir susitikimo užrašus „Recap“ po susitikimo pabaigos. Dirbtinio intelekto sugeneruoti susitikimo užrašai saugomi „Microsoft Loop“ puslapyje, o susitikimo dalyviai gali redaguoti tą „Loop“ puslapį prieš susitikimą, jo metu arba po jo.

Kalbant apie „Recap AI“ užrašus plačiau, „Microsoft“ teigia, kad vartotojai gali peržiūrėti rankiniu būdu ir DI sugeneruotus užrašus bei tolesnes užduotis pasirinkdami DI užrašus renginio santraukoje, jei susitikimas atitinka transkripcijos reikalavimus.

Čia dirbtinio intelekto užrašai tampa daugiau nei vien susitikimų triuku. Galite ištraukti sprendimus, užduotis, praleistą kontekstą ir tolesnius veiksmus nekartodami viso pokalbio, tarsi tirtumėte nusikaltimo vietą mažame biure 🕵️.

7. Palyginimo lentelė: kaip naudoti dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams“ 📊

„Microsoft“ palaikymo gairėse dėl „Copilot“ sugeneruotų užrašų teigiama, kad vartotojai gali pasirinkti „Copilot“ iš susitikimo pokalbio, pasirinkti daugiau raginimų, generuoti susitikimo užrašus, juos nukopijuoti ir įklijuoti kitur, taip pat priminti vartotojams patikrinti dirbtinio intelekto išvestį, nes ji gali būti neteisinga.

8. Geriausia susitikimų konfigūracija, skirta geresniems dirbtinio intelekto užrašams „Teams“ programoje 🧠

Žinoti, kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus „Teams“ programoje, yra pusė darbo. Kita pusė – gauti vertingus užrašus. Dirbtinis intelektas neblogai geba struktūrizuoti, bet tai nėra minčių skaitytojas su ausinėmis. Jam reikia aiškios įvesties.

Naudokite šią sąranką:

• Prieš susitikimą pridėkite aiškią darbotvarkę.

• Garsiai ištarkite sprendimus: „Sprendimas: bandomąjį projektą pradėsime kitą savaitę.“

• Žodžiu priskirkite savininkus: „Už tolesnius veiksmus finansų srityje atsakinga Maya.“

• Prieš keisdami temą, padarykite pauzę.

• Venkite penkių žmonių, kalbančių vienas kitą perrėkdami. Taip, ambicinga.

• Naudokite pavadinimus nuosekliai, kad užduočių nuosavybė būtų aiškesnė.

• Jei įmanoma, posėdžio kalbą vartokite nuosekliai.

• Prieš plačiai bendrindami užrašus, patikrinkite juos.

Moderatorius gali aptikti darbotvarkes iš susitikimo kvietimo arba „Loop“ susitikimo užrašųir gali padėti sekti darbotvarkės temas susitikimo metu.

Tyliai efektyvus triukas: skelbkite savo veiksmo elementus taip, lyg pasakotumėte labai pavargusiam asistentui. Ne robotiškai, tiesiog aiškiai. „Veiksmo elementas: Jordanas atsiųs atnaujintą kaladę.“ Toks sakinys padaro dirbtinio intelekto užrašus daug mažiau paviršutiniškus.

9. Dažnos problemos, kai nerodomi dirbtinio intelekto užrašai ⚠️

Jei „Teams“ trūksta dirbtinio intelekto užrašų, nereikėtų iš karto manyti, kad funkcija neveikia. Gali būti, bet yra keletas įprastų blokatorių.

Dažniausios priežastys:

• Funkcijai, kurią bandote naudoti, nesuteikiamos „Copilot“ arba „Teams Premium“ teisės

• „Copilot“ išjungta „Teams“ susitikimų strategijose.

• Organizatoriui arba jį bandančiam pradėti asmeniui išjungta transkripcija

• Susitikimas per trumpas dirbtinio intelekto užrašams.

• Susitikimas nebuvo transkribuotas.

• Nepalaikomas susitikimo tipas, pvz., kanalo susitikimas moderatoriui.

• Neteisingas vaidmuo, pavyzdžiui, dalyvis bando įjungti moderatorių.

• Išorinių dalyvių apribojimai.

• Jautrumo žymos arba šifravimas blokuoja darbotvarkės ištraukimą.

„Microsoft“ dokumentuose pažymima, kad „Teams“ naudoja renginio transkripciją, lankomumo duomenis ir „PowerPoint Live“ duomenis , kad teiktų dirbtinio intelekto valdomas išmaniąsias santraukų funkcijas, todėl trūkstant transkripcijos duomenų gali tekti prarasti dirbtinio intelekto santraukų vertę.

Atminkite, kad susitikimo metu moderatoriaus funkcijas gali įjungti arba išjungti tik organizatoriai ir pranešėjai, naudojantys darbalaukį arba žiniatinklį. Mobiliųjų įrenginių naudotojai gali peržiūrėti tiesiogines pastabas, bet negali aktyvuoti šios funkcijos tokiu pačiu būdu.

10. Privatumas, leidimai ir taisyklė „Prašome patikrinti“ 🔐

Dirbtinio intelekto užrašai yra naudingi, tačiau jie nėra nei teisinis stenografas, nei atitikties pareigūnas, nei labiausiai detalėmis apsėstas bendradarbis. Jie generuojami iš susitikimų duomenų ir gali praleisti kontekstą, nerangiai suformuluoti ką nors arba netvarkingą diskusiją paversti užtikrintai atrodančia santrauka, kuri tik iš esmės yra teisinga.

„Microsoft“ teigia, kad dirbtinio intelekto sukurtas turinys „Teams“ santraukoje yra pagrįstas įvykio transkripcija ir veikia GPT bei kitų dirbtinio intelekto modelių pagrindu, todėl jis gali būti netikslus, neišsamus arba netinkamas.

Taigi, praktinė taisyklė paprasta:

• Prieš siųsdami DI užrašus klientams, peržiūrėkite juos.

• Patikrinkite sprendimus, skaičius, vardus ir terminus.

• Prieš saugodami ar persiųsdami slaptą informaciją, ją patvirtinkite.

• Venkite pasikliauti dirbtinio intelekto užrašais kaip vieninteliu įrašu priimant teisinius, žmogiškųjų išteklių, finansinius ar reguliuojamus sprendimus.

• Įsitikinkite, kad dalyviai supranta transkripcijos ir dirbtinio intelekto generuojamų santraukų politiką.

„Teams“ taip pat turi susitikimų parinktis ir administratoriaus valdiklius, skirtus jautriam susitikimų turiniui, įskaitant valdiklius, susijusius su kopijavimu, persiuntimu, įrašais, nuorašais ir dirbtinio intelekto sugeneruotomis įžvalgomis.

Truputis paranojos čia yra sveika. Ne paranoja dėl folijos kepurės, tiesiog paranoja „galbūt neklijuokite neapdorotos dirbtinio intelekto santraukos į lentos atmintinę jos neperskaitę“.

11. Diegimo patarimai komandų administratoriams ir vadovams 🚀

Dirbtinio intelekto užrašų diegimas veikia geriausiai, kai ne tik paspaudžiate jungiklį ir tikitės, kad visi elgsis kaip mokomajame vaizdo įraše.

Paprastas išleidimo planas:

1. Pasirinkite nedidelę pilotų grupę.

2. Patvirtinkite licencijas ir politiką.

3. Įjunkite transkripcijos ir „Copilot“ nustatymus tai grupei.

4. Sukurkite bandomąjį susitikimą.

5. Išbandykite tiesiogines fasilitatoriaus pastabas.

6. Išbandykite po susitikimo parengtus dirbtinio intelekto užrašus.

7. Dokumentuokite tikslius veiksmus, kuriuos mato jūsų naudotojai.

8. Sukurkite trumpą vidinį vadovą „kada naudoti dirbtinį intelektą“.

9. Įtraukite privatumo priminimus.

10. Paklauskite žmonių, kas juos suglumino, nes jie jums pasakys. Garsiai.

Bandomojo projekto priežastis yra ta, kad „Teams“ patirtis gali skirtis priklausomai nuo licencijavimo, administratoriaus politikos, susitikimo tipo, kliento versijos ir organizacijos nustatymų. Tai ne vienas didelis raudonas mygtukas. Tai labiau kaip stalčius, pilnas mygtukų, kai kurie paženklinti geriau nei kiti.

12. Greitas atsakymas: Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams“ 🏁

Čia pateikiama sutrumpinta „ Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus sistemoje „Teams““ versija :

Administratoriams:

• Eikite į „Teams“ administravimo centrą.

• Atviri susitikimai > Susitikimo politika.

• Įrašymo ir transkripcijos skiltyje įjunkite tinkamą „Copilot“ politiką.

• Įsitikinkite, kad transkripcija leidžiama.

• Priskirkite politiką tinkamiems vartotojams.

Organizatoriams:

• Sukurkite suplanuotą „Teams“ susitikimą.

• Atidarykite „Parinktys“ > „Kopilotas ir kita dirbtinė intelektas“.

• Įjunkite parinktį „Leisti kopilotą ir vedėją“

• Įjunkite moderatorių.

• Taikykite nustatymą.

Susitikimo metu:

• Pasirinkite „Daugiau veiksmų“.

• Pasirinkite Įjungti moderatorių.

• Palaukite kelias minutes, kol pasirodys dirbtinio intelekto sugeneruoti užrašai.

Po susitikimo:

• Atidarykite susitikimo pokalbį.

• Eikite į santrauką.

• Pasirinkite „Pastabos“ arba „DI pastabos“.

Tai yra paprasta versija. Praktinėje versijoje tikrinamos licencijos, politikos, transkripcijos, vaidmenys ir ar „Teams“ išgyvena vieną iš tų dienų.

Baigiamosios mintys 💬

Kaip įjungti dirbtinio intelekto užrašus „Teams“ programoje, nėra sunku, kai dalys surikiuotos, tačiau jas lengva supainioti. Administratoriai kontroliuoja politikos apribojimus. Organizatoriai kontroliuoja susitikimo nustatymus. Pranešėjai ir organizatoriai gali aktyvuoti moderatorių palaikomuose susitikimuose. Transkribavimas suteikia dirbtiniam intelektui iš ko dirbti. Santraukoje susitikimas tampa ieškomas, lengvai peržvelgiamas ir – idealiu atveju – mažiau užkrauna atminties.

Geriausia sąranka paprasta: įgalinkite tinkamas politikas, įjunkite transkripciją, tinkamai suplanuokite susitikimą, naudokite moderatorių, kai svarbios tiesioginės pastabos, ir peržiūrėkite rezultatą prieš traktuodami jį kaip tiesą, iškaltą akmens lentelėse 🪨. Dirbtinio intelekto pastabos yra labai naudingos, tačiau tai vis tiek mašinos užrašai, klausantys žmonių vienas kitą pertraukiančių dalykų. Taigi, taip, naudokite jas. Tiesiog šiek tiek pakelkite vieną antakį.

Realaus pasaulio pavyzdys: dirbtinio intelekto užrašų naudojimas savaitiniame kliento projekto susitikime 🧾

Scenarijus

Įsivaizduokite mažą internetinę agentūrą, rengiančią savaitinius 45 minučių trukmės „Teams“ susitikimus su klientu. Tos pačios problemos nuolat iškyla: sprendimai paskęsta pokalbių languose, veiksmų planai pusiau prisimenami, o kažkas po kiekvieno susitikimo skiria 20–30 minučių susivėlusias pastabas kliento atnaujinimams.

Tai išgalvotas, bet realistiškas scenarijaus pavyzdys. Agentūra naudoja dirbtinio intelekto užrašus „Teams“ sistemoje, kad sukurtų pirmąjį susitikimo užrašų juodraštį, o tada projekto vadovas peržiūri rezultatą prieš perduodamas jį klientui. Pastaroji dalis yra svarbi. Dirbtinis intelektas padeda atlikti administravimo darbus, o ne pakeičia žmogų, kuris supranta projektą.

Susitikimas suplanuotas programoje „Teams“, įjungta transkripcija ir įjungtas moderatorius prieš prasidedant skambučiui. Tai atitinka pagrindinę straipsnio mintį: dirbtinio intelekto užrašai geriausiai veikia, kai pirmiausia sutvarkomos licencijos, susitikimo politika, transkripcija ir susitikimo sąranka.

Ko reikia asistentui

Šiam pasiruošimui organizatorius parengia:

Suplanuotas „Teams“ susitikimas, o ne greitas ad hoc skambutis.

Trumpa darbotvarkė kvietime į susitikimą.

Susitikimui įjungta transkripcija.

Moderatorius įjungtas prieš prasidedant susitikimui.

Projekto vadovas, paskirtas peržiūrėti dirbtinio intelekto užrašus.

Paprastas peržiūros kontrolinis sąrašas vardams, datoms, išlaidoms, terminams ir klientų sprendimams.

Gera darbotvarkė galėtų atrodyti taip:

Darbotvarkė:

Apžvelkite praėjusios savaitės pristatymus.

Patvirtinkite pagrindinio puslapio kopijos pakeitimus.

Nuspręskite, ar palikti, ar pašalinti kainodaros puslapio vaizdo įrašą.

Priskirti paleidimo užduočių savininkus.

Patvirtinkite kitos peržiūros datą.

Tai suteikia dirbtiniam intelektui daugiau struktūros nei miglotas kvietimas „pasivysti projekto naujienas“. Tai taip pat padeda žmonėms išlikti šiek tiek mažiau išsibarsčiusiems, o tai visada yra privalumas.

Instrukcijos pavyzdys

Susitikimo pradžioje organizatorius gali pasakyti maždaug taip:

„Šiandien sprendimams ir veiksmams užfiksuoti naudojame dirbtinio intelekto sugeneruotas pastabas. Prašome aiškiai suformuluoti sprendimus, nurodyti kiekvienos užduoties savininko vardą ir pavardę bei, jei įmanoma, nurodyti terminus. Po susitikimo pastabas peržiūrėsime prieš jas bendrindami.“

Susitikimo metu projekto vadovas gali aiškiai išdėstyti veiksmų planus:

„Sprendimas: kainų puslapio vaizdo įrašą pasiliekame iki paleidimo.“

„Veiksmas: Priya atsiųs pataisytą pagrindinio puslapio kopiją iki ketvirtadienio 15 val.“

„Veiksmas: Markas iki penktadienio patikrins, ar analizės žymos veikia tinkamai.“

Iš pradžių tai gali pasirodyti kiek formalu, tačiau dirbtiniam intelektui tai suteikia aiškių pagrindų darbui. Pradedamos neaiškios diskusijos, pateikiamos neaiškios pastabos. Pateikiami aiškūs sprendimai, pateikiamos praktinės pastabos.

Kaip tai išbandyti

Prieš diegdami visoje komandoje, atlikite nedidelį trijų susitikimų testą.

1 susitikimas: Naudokite tik įprastas rankines pastabas.

2-as susitikimas: Naudokite dirbtinio intelekto užrašus, bet be struktūrizuotos darbotvarkės.

3 susitikimas: naudokite dirbtinio intelekto užrašus su aiškia darbotvarke ir žodiniu veiksmų bei punktų formatu.

Po kiekvieno susitikimo patikrinkite:

Kiek laiko užtrunka parengti galutinius klientui paruoštus užrašus.

Kiek veiksmų elementų reikia pataisyti.

Ar teisingai užfiksuoti terminai.

Ar kiekvienai užduočiai priskirtas tinkamas savininkas.

Ar santraukoje yra kas nors, dėl ko nebuvo susitarta.

Prieš siųsdamas bet ką išoriškai, recenzentas turėtų palyginti dirbtinio intelekto pastabas su stenograma. Tai ypač svarbu kalbant apie pinigus, terminus, teisinius formuluotes, patvirtinimus ar klientų įsipareigojimus.

Rezultatas

Iliustracinis rezultatas, pagrįstas trijų pavyzdinių 45 minučių trukmės projekto susitikimų laiko nustatymu:

Tik rankinės pastabos: 28 minutės švariam kliento atnaujinimui sukurti.

Dirbtinio intelekto užrašai be aiškios darbotvarkės: 17 minučių užrašams peržiūrėti ir sutvarkyti.

Dirbtinio intelekto užrašai su darbotvarke ir aiškiais žodiniais veiksmais: 9 minutės peržiūrėti ir išsiųsti galutinį atnaujinimą.

Tai yra maždaug 19 minučių sutaupyta per susitikimą, palyginti su rankiniu procesu. Per keturis savaitinius klientų susitikimus per mėnesį vienam projektų vadovui tai būtų apie 76 minutes sutaupyta per mėnesį.

Kokybės patikrinimas yra toks pat svarbus kaip ir laiko taupymas. Šiame pavyzdiniame bandyme struktūrizuota AI Notes versija teisingai užfiksavo 8 iš 9 veiksmų elementų. Vienintelė klaida buvo terminas, kurį reikėjo ištaisyti žmogui. Būtent todėl AI Notes reikėtų laikyti tvirtu pirmuoju juodraščiu, o ne galutiniu tiesos šaltiniu.

Kas gali nutikti ne taip

Dažniausia nesėkmė – neaiški kalba. Jei kas nors sako: „Susitvarkykime tai kitą savaitę“, dirbtinis intelektas gali nežinoti, kam priklauso „tai“ arba ką reiškia „kitą savaitę“.

Kitos rizikos apima:

Užduotis pavedama netinkamam asmeniui.

Švelnus pasiūlymas rašomas kaip tvirtas sprendimas.

Termino praleidimas arba neteisingas išgirdimas.

Per plačiai bendrinamuose užrašuose rodoma neskelbtina kliento informacija.

Nėra stenogramos, todėl santrauka po susitikimo yra silpnesnė.

Organizatorius daro prielaidą, kad dirbtinio intelekto užrašai automatiškai teisingi, nes atrodo tvarkingai.

Pataisymas nėra puošnus, bet veiksmingas: naudokite peržiūros kontrolinį sąrašą, patvirtinkite veiksmus prieš susitikimo pabaigą ir nesiųskite neapdorotų dirbtinio intelekto užrašų tiesiai klientui.

Praktiškas išsinešimui skirtas maistas

„DI Notes“ funkcija „Teams“ sistemoje geriausiai veikia, kai susitikimas jau yra gerai suplanuotas. Pridėkite darbotvarkę, įjunkite tinkamus nustatymus, aiškiai išsakykite sprendimus ir paskirkite vieną asmenį, atsakingą už peržiūrą. Atlikite tai, ir „DI Notes“ per kelias minutes gali paversti netvarkingą susitikimą naudingu tęsiniu, užuot sukūrus dar vieną dokumentą, kurį visi vėliau turės aptarti.

DUK

Kaip administratoriaus teisėmis įjungti dirbtinio intelekto užrašus programoje „Teams“?

Norėdami įjungti dirbtinio intelekto užrašus „Teams“ kaip administratorius, pradėkite „Teams“ administravimo centre. Eikite į „Susitikimai“, atidarykite „Susitikimų strategijos“ ir peržiūrėkite skyrių „Įrašymas ir transkripcija“. Įsitikinkite, kad „Copilot“ yra leidžiamas, o transkripcija įjungta tinkamiems vartotojams. Politika taip pat turi būti priskirta asmenims, kurie turėtų turėti prieigą prie dirbtinio intelekto užrašų.

Kokių licencijų reikia „AI Notes“ funkcijai „Teams“?

Licencija priklauso nuo dirbtinio intelekto užrašų funkcijos, kurią norite naudoti. Tiesiogiai dirbtinio intelekto sugeneruotiems užrašams su moderatoriumi paprastai reikalinga „Microsoft 365 Copilot“. Dirbtinio intelekto užrašams „Recap“ gali reikėti prieigos prie „Teams Premium“ arba „Copilot“. Daugelyje organizacijų administratoriai, prieš darydami prielaidą, kad funkcija pasiekiama, turėtų patikrinti ir licencijavimo, ir susitikimų politiką.

Kodėl dirbtinio intelekto užrašai nerodomi mano „Teams“ susitikime?

Dirbtinio intelekto pastabos gali būti nerodomos, jei „Copilot“ išjungta, transkripcija užblokuota arba susitikimo tipas nepalaikomas. Susitikimas taip pat gali būti per trumpas, netranskribuotas arba jam gali trūkti tinkamų organizatoriaus teisių. Įprastas sprendimas – patikrinti vartotojo licenciją, „Teams“ susitikimo politiką, transkripcijos nustatymus ir tai, ar susitikimas buvo suplanuotas, o ne pradėtas akimirksniu.

Ar galiu įjungti dirbtinio intelekto užrašus tiesioginio „Teams“ susitikimo metu?

Taip, palaikomuose susitikimuose organizatorius arba pranešėjas gali įjungti vedėją susitikimo metu. Paprastai jie tai daro susitikimo valdikliuose pasirinkę „Daugiau veiksmų“, tada pasirinkę „Įjungti vedėją“. Užrašų rodymas gali užtrukti kelias minutes, nes „Teams“ reikia diskusijos turinio iš stenogramos, kad galėtų sugeneruoti naudingas pastabas.

Kur rasti dirbtinio intelekto užrašus po „Teams“ susitikimo?

Po susitikimo atidarykite susitikimo pokalbį programoje „Teams“ ir pasirinkite „Recap“. Priklausomai nuo jūsų nustatymų, galite matyti pastabas arba dirbtinio intelekto pastabas. Moderatoriaus sugeneruotos pastabos taip pat gali būti rodomos susitikimo pokalbyje ir susitikimo pastabose. Paprastai po susitikimo dirbtinio intelekto pastabos geriausiai veikia, kai susitikimas buvo transkribuotas ir atitiko funkcijų reikalavimus.

Kuo skiriasi moderatoriaus, santraukos ir antrojo piloto susitikimų užrašai?

Moderatorius daugiausia skirtas tiesiogiai dirbtinio intelekto generuojamoms pastaboms susitikimo metu. Santraukoje vartotojai vėliau peržiūri pastabas, užduotis ir susitikimo turinį. „Copilot“ susitikimo pastabos generuojamos naudojant „Copilot“ patirtį iš susitikimo pokalbio arba santraukos. Jos sutampa, tačiau tai nėra visiškai ta pati funkcija, todėl sąrankos reikalavimai gali skirtis.

Ar „Teams“ susitikimams reikalinga transkripcija, kad dirbtinio intelekto užrašai veiktų?

Daugelyje „Teams“ dirbtinio intelekto užrašų darbo eigų transkripcija yra būtina, nes ji suteikia dirbtiniam intelektui ką analizuoti. Dirbtinio intelekto užrašų santraukos ypač priklauso nuo transkripcijos prieinamumo ir tinkamumo dalyvauti susitikime. Administratoriai turėtų patvirtinti, kad transkripcija leidžiama susitikimo politikoje, o organizatoriai turėtų užtikrinti, kad susitikimas būtų transkribuotas, kai jiems reikia užrašų po susitikimo.

Kas gali įjungti dirbtinio intelekto užrašų vedėjo funkciją „Teams“?

Paprastai vedėją gali įjungti organizatoriai arba pranešėjai, naudodami „Teams“ darbalaukio arba žiniatinklio versijoje. Mobiliųjų įrenginių naudotojai gali peržiūrėti tiesiogines pastabas, bet jie gali negalėti patys aktyvuoti vedėjo. Šis vaidmenų skirtumas dažnai paaiškina, kodėl vienas dalyvis mato pastabų parinktį, o kitas negali jos įjungti.

Kaip gauti geresnius dirbtinio intelekto sugeneruotus susitikimų užrašus programoje „Teams“?

Naudokite aiškią darbotvarkę, sprendimus išsakykite garsiai ir aiškiai paskirkite veiksmų punktus vardais. Jei įmanoma, venkite, kad žmonės kalbėtų vienas kitą per daug, ir palaikykite nuoseklią susitikimo kalbą. Dirbtinio intelekto užrašai geriausiai veikia, kai susitikimas turi struktūrą. Taip pat naudinga peržiūrėti užrašus prieš juos plačiai bendrinant.

Ar dirbtinio intelekto užrašai „Teams“ sistemoje yra pakankamai patikimi, kad būtų galima bendrinti?

Dirbtinio intelekto užrašai yra naudingi, tačiau prieš dalijantis jais, ypač su klientais ar vadovybe, juos vis tiek reikėtų patikrinti. Peržiūrėkite vardus, skaičius, sprendimus, terminus ir neskelbtiną informaciją. Straipsnio praktinė taisyklė – dirbtinio intelekto užrašus laikyti naudingu juodraščiu, o ne tobulu teisiniu ar atitikties įrašu. Žmonių atliekama peržiūra vis tiek svarbi.

Nuorodos

1. „Microsoft“ palaikymas – „Microsoft Teams“ susitikimų moderatorius – support.microsoft.com

2. „Microsoft Learn“ – „Copilot“ susitikimo politikos nustatymai – learn.microsoft.com

Raskite naujausią dirbtinį intelektą oficialioje dirbtinio intelekto asistentų parduotuvėje

Apie mus